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Outlook Add-in — Outlook New

Das moderne TeleButler-Add-in für das „Neue Outlook" (Microsoft-Graph-basiert, plattformübergreifend in Outlook für Web, Windows und Mac).

TeleButler erstellt automatisch Telefonansagen aus Ihren Outlook-Terminen – z. B. „Mariia Musterfrau ist ab 14:00 Uhr wieder erreichbar." Dafür verbinden Sie Ihr Outlook einmalig mit Ihrem TeleButler-Konto. Diese Anleitung führt Sie durch die Einrichtung.

Das klassische Desktop-Add-in ist unter Outlook classic beschrieben.

Voraussetzungen
  • Ein bestehendes TeleButler-Konto. Ohne TeleButler-Konto kann das Add-in nicht verwendet werden.
  • Das Outlook-Add-in muss für Ihr Konto freigeschaltet sein. Das Add-in ist eine kostenpflichtige Funktion. Ist die Funktion nicht freigeschaltet, wenden Sie sich an Ihren Partner bzw. den TeleButler-Support.
Kostenfreie Alternative

Wenn Sie kein Outlook verwenden, können Sie Ihren Kalender stattdessen kostenfrei per CalDAV anbinden.

1. Add-in aus dem Microsoft Store installieren​

  1. Öffnen Sie telebutler.app und melden Sie sich an.
  2. Gehen Sie zu „Verknüpfungen". Dort finden Sie den Link zum TeleButler-Add-in im Microsoft Store.
  3. Folgen Sie dem Store-Link und wählen Sie „Holen" / „Hinzufügen", um das Add-in für Ihr Postfach zu installieren.

2. Das Add-in in Outlook öffnen​

  1. Öffnen Sie das neue Outlook und öffnen oder erstellen Sie einen Termin in Ihrem Kalender.
  2. Öffnen Sie das TeleButler-Add-in über die Symbolleiste des Termins (Apps-Menü „…" bzw. das TeleButler-Symbol).

3. Mit Microsoft-Konto anmelden​

Im Add-in erscheint „Anmeldung erforderlich". Klicken Sie auf „Anmelden" und melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto an.

4. Berechtigungen erteilen​

Anschließend erscheint „Berechtigung erforderlich". TeleButler benötigt Zugriff auf Ihren Kalender und Ihre Kontakte.

  1. Klicken Sie auf „Berechtigungen erteilen".
  2. Bestätigen Sie die Zustimmung im Popup-Fenster, um fortzufahren.

5. Falls kein TeleButler-Konto gefunden wird (Referenzcode)​

Stimmt Ihre Microsoft-/E-Mail-Adresse nicht mit der E-Mail-Adresse Ihres TeleButler-Kontos überein, erscheint die Begrüßung „Willkommen bei TeleButler" mit dem Hinweis, dass kein Konto zu Ihrer E-Mail-Adresse gefunden wurde. In diesem Fall wird ein Referenzcode angezeigt.

  1. Notieren Sie den angezeigten Referenzcode.
  2. Senden Sie den Referenzcode an den TeleButler-Support: support@telebutler.at.
  3. Der Support verknüpft Ihr Outlook-Konto anhand des Codes mit Ihrem TeleButler-Konto.
  4. Öffnen Sie das Add-in nach der Verknüpfung erneut – die Einrichtung wird fortgesetzt.
info

Ein TeleButler-Konto muss bereits existieren. Der Referenzcode dient ausschließlich dazu, Ihr Outlook dem vorhandenen Konto zuzuordnen.

6. Kalender und Kontaktlisten zur Synchronisation auswählen​

Damit TeleButler weiß, welche Daten verwendet werden sollen, wählen Sie einmalig die zu synchronisierenden Quellen aus (in den Standardeinstellungen):

  • Kalender-Synchronisation: Wählen Sie, welche Kalender synchronisiert werden sollen.
  • Kontakt-Synchronisation: Wählen Sie, welche Kontaktlisten synchronisiert werden sollen. Aus den Kontakten werden bei eingehenden Anrufen auch die Namen der Anrufenden angezeigt.

Fertig — automatische Synchronisation​

Sobald Anmeldung, Berechtigungen (und gegebenenfalls die Verknüpfung per Referenzcode) abgeschlossen sind und Sie Kalender bzw. Kontaktlisten ausgewählt haben, werden Ihre Termine automatisch synchronisiert. TeleButler erstellt daraus selbstständig die passenden Telefonansagen.

Gut zu wissen​

  • TeleButler kann pro Termin aktiviert bzw. deaktiviert werden. Den Standard legen Sie über „TeleButler standardmäßig aktiviert" in den Standardeinstellungen fest.
  • Über Vorlaufzeit und Nachlaufzeit legen Sie fest, wie lange vor bzw. nach einem Termin die Abwesenheitsansage aktiv sein soll.
  • Werden Sie zu einem Termin eingeladen, wird dieser erst zu TeleButler übertragen, wenn Sie die Einladung annehmen. Bei Serienterminen entweder die gesamte Serie oder einzelne Termine daraus.
  • Die Synchronisation kann seitens Microsoft einige Minuten dauern – das betrifft sowohl neue Termine als auch Änderungen an bestehenden Terminen.
  • Bei Problemen mit der Verknüpfung wenden Sie sich mit Ihrem Referenzcode an support@telebutler.at.