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Outlook Add-in — Outlook classic

Beschreibung des klassischen TeleButler Outlook-Add-ins (MS-365-Outlook-Add-in für den Outlook-Desktop).

Installation des Outlook-Add-ins​

  1. Laden Sie das MS-365-Outlook-Add-in unter „Einstellungen" (Zahnrad) herunter und befolgen Sie Schritt für Schritt die Installationsanweisungen. Nach erfolgreicher Installation erstellen Sie den Aktivierungscode.
  2. Nach der Installation sehen Sie in der Detailansicht von Terminen (z. B. bei Neueintrag eines Termins) das TeleButler-Symbol in der Menüleiste grau und „Inaktiv" angezeigt.
  3. Klicken Sie nun auf das TeleButler-Logo und fügen Sie den Aktivierungscode ein. Klicken Sie anschließend auf „Aktivieren". Die erfolgreiche Aktivierung wird mit einem grünen Häkchen bestätigt.
  4. Wenn Sie nach der Testphase das Add-in weiter nutzen möchten, können Sie das ganz einfach unter Einstellungen aktivieren.

Den ersten Termin mit dem Outlook-Add-in erstellen​

An der rechten Seite im Terminfenster werden die TeleButler-Details angezeigt:

  • Checkbox „TeleButler ist aktiviert": Ist diese Checkbox aktiviert, wird TeleButler für diesen Termin eine Abwesenheitsansage erstellen.
  • Vorlaufzeit / Nachlaufzeit: Sie können festlegen, wie lange VOR bzw. NACH einem Termin die Abwesenheitsansage in TeleButler aktiviert sein soll. Das hilft, wenn z. B. Besprechungen etwas länger als geplant laufen oder Sie einen Weg ins Büro zurücklegen müssen.
  • Vertretungen: Haben Sie in Ihrem TeleButler-Account Vertretungen zur Auswahl, können diese hier einem Termin zugeordnet werden. Es können auch unterschiedliche Vertretungen während einer Abwesenheit aktiviert werden (z. B. von 10:00–11:00 Uhr Vertretung „Meier" und von 11:00–12:00 Uhr Vertretung „Müller").
  • Vertretung hinzufügen: Sie bestätigen die Auswahl der Vertretung durch Klick auf „Vertretung hinzufügen".
  • Zahnradsymbol: Hier können Sie Voreinstellungen festlegen:
    1. Soll TeleButler standardmäßig aktiviert werden?
    2. Dauer Vor- und Nachlaufzeit.
    3. „Erweiterte Einstellungen": Hier können Sie jene Kalender und Kontakte auswählen, die TeleButler NICHT berücksichtigen soll. Aus den Kontakten heraus werden bei den E-Mails auch die Namen der Anrufenden angezeigt.

Allgemeines — Synchronisation zwischen Outlook und TeleButler​

  • Das MS-365-Outlook-Add-in synchronisiert Ihre Kalendereinträge mit Ihrer TeleButler-Voicemailbox. Das kann seitens Microsoft durchaus mehrere Minuten dauern. Das betrifft sowohl Neueinträge als auch Änderungen an bestehenden Einträgen.
  • Wenn Sie Ihre Termine über ein Mobiltelefon eintragen, erfolgt die Synchronisation dann, wenn Ihr Rechner (Standrechner, Laptop, …) inkl. Outlook geöffnet und mit dem Internet verbunden ist. Der Termin wird vom mobilen Endgerät in Ihr Outlook – und von dort mit TeleButler synchronisiert.
  • Werden Sie zu einem Termin eingeladen, wird dieser erst dann zu TeleButler übertragen, wenn Sie die Termineinladung akzeptieren/annehmen. Bei Serienterminen entweder die gesamte Serie oder einzelne Termine daraus.
Nicht mit „Neuem Outlook"

Das klassische TeleButler Outlook-Add-in funktioniert aktuell noch NICHT mit dem „Neuen Outlook". Für das neue Outlook siehe Outlook New.